O passivo trabalhista é o termo utilizado para se referir, na maioria das vezes, aos valores devidos judicialmente por uma empresa, a título de obrigações trabalhistas não cumpridas. 

Diante dos riscos que pode acarretar para uma organização, esse tema costuma ser tratado com bastante cautela e atenção nos planos estratégicos e de gestão.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para abordar os tópicos principais sobre o passivo trabalhista, desde seu conceito até suas causas, seus riscos, formas de evitá-lo e como a tecnologia pode contribuir. Confira!

O que é o passivo trabalhista?

O passivo trabalhista é a soma dos valores referentes a obrigações trabalhistas, despendidos por uma empresa.

Esse termo engloba dois tipos de obrigações:

• as regulares, que são aquelas realizadas pela empresa de forma recorrente, como salários, benefícios, encargos e impostos;
• as irregulares, que podem ou não ocorrer, como é o caso de ações trabalhistas, multas e indenizações (como ocorre em situações de assédio).

Embora envolva esses dois tipos de despesas, o passivo trabalhista é utilizado com mais frequência para se referir aos gastos da empresa com os processos trabalhistas.

Por isso, é importante entender o contexto em que o termo aparece, a fim de compreender que se trata de todas as obrigações da organização, ou se está sendo analisado apenas sob o viés judicial.

Por que é importante analisar o passivo trabalhista?

Os gastos trabalhistas compõem boa parte das despesas de uma empresa e, por isso, não podem ser menosprezados.

Qualquer equívoco capaz de gerar uma demanda judicial pode afetar negativamente não apenas a imagem da empresa, como também toda sua organização financeira. 

Por isso, ter uma boa gestão das obrigações trabalhistas recorrentes, e se prevenir de forma eficaz dos passivos trabalhistas judiciais, é uma atividade que deve ser desenvolvida em todas as instituições.

Assim, ao ter controle sobre o passivo proveniente de relações trabalhistas, a empresa se mantém saudável financeiramente, além de ocupar uma posição de referência e destaque frente aos stakeholders e investidores.

O que pode gerar um passivo trabalhista?

Como o pagamento das obrigações trabalhistas regulares pelas empresas é uma determinação legal prevista na Consolidação das Leis Trabalhistas, abordaremos, neste tópico, alguns exemplos de situações que podem gerar um passivo trabalhista judicial para as organizações.

Não assinar ou não devolver a CTPS

Uma das demandas que pode acarretar em multa para a empresa envolve a não assinatura da Carteira de Trabalho do funcionário pela empresa, ou, ainda, a não devolução da mesma, seja por extravio ou inutilização.

No primeiro caso, a situação está prevista no art. 36 da CLT, sendo que o art. 39, §1º, é quem prevê a possibilidade de aplicação de multa.

Art. 36 – Recusando-se a empresa fazer as anotações a que se refere o art. 29 ou a devolver a Carteira de Trabalho e Previdência Social recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a Delegacia Regional ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.  

Art. 39, § 1º – Se não houver acôrdo, a Junta de Conciliação e Julgamento, em sua sentença ordenará que a Secretaria efetue as devidas anotações uma vez transitada em julgado, e faça a comunicação à autoridade competente para o fim de aplicar a multa cabível.  

No tocante à não devolução da CTPS ao funcionário, a empresa também poderá sofrer multa do órgão responsável, conforme prevê o art. 52 da CLT:

Art. 52 – O extravio ou inutilização da Carteira de Trabalho e Previdência Social por culpa da empresa sujeitará esta à multa de valor igual à metade do salário mínimo regional.        

Assim, a ocorrência de multas por problemas relacionados à CTPS pode gerar valores imprevistos no passivo trabalhista da organização.

Não pagar horas extras ou adicionais

De acordo com o art. 74, §2º da CLT, é obrigatório o controle de ponto para empresas com mais de 20 funcionários.

Art. 74, § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Com esse controle, é possível identificar os funcionários aos quais é devido o pagamento de horas extras, quando não houver compensação por banco de horas. 

Além disso, o ponto auxilia na identificação dos casos em que é devido o adicional noturno, por exemplo, por conta da menção ao horário de trabalho do funcionário.

Quando esse controle é ineficiente ou inexistente, pode gerar demandas trabalhistas pautadas na falta de pagamento de horas extras e adicionais, tais como o noturno.

Outros adicionais que podem ser cobrados judicialmente pelos funcionários são o de periculosidade, penosidade e insalubridade.

Não conceder férias

Um dos direitos trabalhistas e constitucionais dos empregados é a saída para férias, após completado um ano de trabalho.

Art. 129 da CLT – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.   

Caso as férias não sejam concedidas no prazo, o empregador terá de pagar em dobro as verbas a elas relacionadas – o que poderá ser pleiteado judicialmente pelo funcionário, também.

Por isso, controlar os direitos relacionados às férias é essencial para que a empresa não tenha gastos extraordinários ao ter de pagá-las em dobro por conta de atrasos.

Não recolher encargos sociais

É de responsabilidade das empresas recolher o FGTS e o INSS de cada funcionário. 

Caso esse repasse não seja feito, a empresa incorre no crime previsto no art. 168-A do Código Penal:

Art. 168-A. Deixar de repassar à previdência social as contribuições recolhidas dos contribuintes, no prazo e forma legal ou convencional:

Pena – reclusão, de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

Além disso, o funcionário terá pretensão legítima para buscar seu direito judicialmente, a fim de que a empresa arque com a obrigação trabalhista devida.

Não fornecer EPIs

Os EPIs são Equipamentos de Proteção Individual e devem ser fornecidos conforme normativas do Ministério do Trabalho.

Caso não sejam fornecidos, a empresa poderá ser autuada pelos órgãos de fiscalização trabalhista, sofrendo multas de valores agressivos.

Caberá ao funcionário lesado, também, ingressar com ação de danos morais contra a organização, pleiteando a indenização devida.

Desvio de função

Desde o momento de sua contratação, o funcionário sabe qual sua função e quais atividades irá desempenhar. 

Caso passe a exercer outro cargo, com mais responsabilidades, ele deve ter conhecimento sobre o fato e a alteração deve ser realizada na CTPS, indicando o nome e o salário para aquela função.

Caso isso não ocorra, pode ser caracterizado o desvio de função e, a partir disso, gerar uma demanda do funcionário contra a empresa, a fim de que lhe seja concedida a diferença de salários e eventuais indenizações.

Quais os principais riscos do passivo trabalhista?

Não ter controle sobre o passivo trabalhista e/ou receber citações inesperadas em ações trabalhistas pode trazer consequências ruins e de longo prazo para a empresa. 

Confira os principais riscos que o passivo trabalhista pode gerar para sua organização.

Prejuízo financeiro

Um passivo trabalhista proveniente de ações judiciais pode pegar a empresa de surpresa e atrapalhar todo o seu planejamento financeiro e estratégico.

Mesmo calculando o provisionamento referente a uma determinada reclamação trabalhista, nem sempre a organização terá tempo suficiente para angariar os valores necessários para arcar com a condenação.

Por isso, o prejuízo financeiro se afigura como um dos principais riscos do passivo trabalhista, visto que uma eventual sentença desfavorável poderá acarretar na retirada de valores alocados para investimento em todos os setores da corporação, ou, pior, na penhora de bens da pessoa jurídica.

Não receber investimentos

Uma empresa que não tem controle de suas obrigações trabalhistas não é bem vista pelos investidores. 

Isso porque essa situação transparece uma desorganização interna e uma instabilidade sobre sua atuação, o que, certamente, não é atrativo para os stakeholders.

Quando estiverem investigando onde aportar seu dinheiro, os investidores observarão a regularidade da empresa perante suas obrigações trabalhistas e, caso exista um passivo judicial, se a organização tem como arcar com o mesmo, sem que isso interfira nas demais atividades e operações realizadas.

Se o cenário de uma empresa não se mostrar favorável, equilibrado ou transparente, com certeza ela não será escolhida para fins de investimento.

Sofrer boicotes de consumidores

Com a ascensão das redes sociais, todas as pessoas ganharam um espaço para se comunicar e transmitir suas ideias e opiniões. 

Nesse meio, qualquer situação prejudicial aos funcionários, no tocante ao não cumprimento de obrigações trabalhistas por uma corporação, pode rapidamente se alastrar e tomar proporções nacionais – e até globais, a depender do tamanho e reconhecimento da empresa.

Casos como trabalho infantil e trabalho análogo à escravidão já se tornaram conhecidos através da mídia nos últimos anos e geraram boicotes de larga escala por parte dos consumidores.

Esses são só alguns exemplos de como as organizações podem se prejudicar perante seus consumidores, caso não sigam as diretrizes legais previstas na CLT e na Constituição Federal. 

Como evitar um passivo trabalhista judicial?

É inevitável que toda empresa terá um passivo trabalhista recorrente, referente às obrigações trabalhistas atuais de seus funcionários, como salários, encargos sociais, benefícios, adicionais, etc.

Mas, como vimos, existe a possibilidade de algumas das obrigações se tornarem objeto de ação trabalhista e interferir, assim, no planejamento financeiro e estratégico da empresa.

Para que isso não ocorra, elaboramos uma lista com algumas ações que podem evitar um passivo trabalhista judicial. Veja só!

Conheça as leis trabalhistas

A CLT é responsável por compilar as principais normas trabalhistas, sem mencionar a existência de súmulas do Tribunal Superior do Trabalho que também orientam todo esse cenário jurídico.

Além do longo escopo da CLT, também é preciso ficar atento às alterações legislativas, como ocorreu com a Reforma Trabalhista, que trouxe mudanças significativas para a lei.  

Diante disso, percebe-se que é necessário contar com profissionais que tenham conhecimento aprofundado sobre as leis do ramo, entendendo sobre os direitos dos funcionários e as obrigações trabalhistas a serem despendidas pelas empresas. 

Assim, evita-se a ocorrência de erros nos procedimentos trabalhistas internos, sejam eles referentes a contratações ou demissões, pois os responsáveis pela área conhecerão as leis e saberão como agir.

Faça uma auditoria das obrigações trabalhistas atuais

É importante que se tenha uma ideia de como está a situação atual da sua empresa, com relação ao passivo trabalhista.

Ainda que não tenha sofrido uma reclamação trabalhista (o que é bastante positivo), é necessário ter conhecimento acerca de todas as despesas arcadas pela empresa, a título de relações de trabalho. 

Por isso, realizar uma auditoria e compliance trabalhista, a fim de identificar todos os procedimentos internos, a adequação da empresa com a legislação, as modalidades de contratos realizadas, os gastos totais com o passivo trabalhista regular – tudo isso servirá de fundamento para todo o planejamento futuro da empresa, principalmente no aspecto financeiro.

Assim, você terá uma visão holística de todas as questões trabalhistas relacionadas à sua empresa, e poderá atuar sempre de forma preventiva, evitando demandas judiciais.

Tenha um fluxo de procedimentos internos

Ter procedimentos definidos para o departamento que cuida das questões trabalhistas implica em organização e divisão de tarefas.

Com um passo a passo a ser seguido, pontuando todos os aspectos importantes e necessários para cada contratação, desligamento e pagamento recorrente de obrigações trabalhistas, facilitará não somente o trabalho dos seus funcionários, como também garantirá que ele será executado da forma correta e que o passivo trabalhista da sua empresa estará em dia.

Assim, nota-se que ter procedimentos internos estruturados contribuirá para criar um cenário favorável para as estratégias futuras da sua empresa.

Tenha um bom controle de ponto

Embora a CLT determine a obrigatoriedade do controle de ponto apenas para organizações com mais de 20 funcionários, essa regra também deveria ser cumprida pelas pequenas empresas.

Ao implementar um controle de ponto, você gerencia o cumprimento das jornadas e dos respectivos intervalos, bem como verifica os casos em que é cabível o pagamento de horas extras e adicionais noturnos.

Essa gestão trará segurança jurídica para as relações trabalhistas da sua empresa e garantirá o correto pagamento das obrigações referentes a cada funcionário, inibindo a ocorrência de demandas judiciais contra a empresa.

Fortaleça a cultura e o relacionamento com os funcionários

Um aspecto que não pode ser negligenciado na gestão da empresa é a sua cultura interna e o relacionamento entre e com os funcionários.

Ao criar um ambiente de trabalho favorável e harmonioso, prezando pela boa relação entre gestores e colaboradores, pode-se, a longo prazo, evitar um passivo trabalhista judicial.

Isso porque essa boa relação incentivará os funcionários a ter liberdade e confiança de questionar seus gestores e os responsáveis pelas questões trabalhistas quando encontrar algum problema ou inconsistência no pagamento de sua remuneração ou encargos sociais, por exemplo.

Essa abertura para tirar dúvidas, questionar e conversar contribui para um cenário conciliador internamente, resolvendo as demandas de forma amigável, sem necessidade de envolver advogados ou transformá-la em uma lide judicial.

Atue com transparência

A transparência deve ser analisada sob duas óticas: perante os funcionários e perante os investidores.

Com os funcionários, é importante agir com clareza a respeito de salários, benefícios, adicionais, segurança e saúde do trabalho, prazos para pagamento, e todos os aspectos relacionados à relação trabalhista existente entre a organização e eles. 

Com os investidores e a alta administração da empresa, é preciso levar todas as questões existentes na empresa referente ao passivo trabalhista, seja ele recorrente ou judicial, a fim de que as melhores soluções sejam tomadas e para que os stakeholders tenham ciência de tudo o que está acontecendo.

Assim, os investidores terão maior segurança em investir em uma organização que tem documentado todos os aspectos relacionados a obrigações trabalhistas e que toma as medidas necessárias para que elas se mantenham sempre internamente, mitigando sua transformação em ações judiciais.

Tenha uma reserva de emergência

Como se sabe, nem sempre é possível evitar ou prever as reclamações trabalhistas contra a empresa.

Mesmo agindo dentro da legalidade e tendo controle de todos os procedimentos e pagamento das obrigações, pode ocorrer que alguma demanda seja judicializada.

Se isso acontecer, você precisa estar preparado: sua empresa deve contar com uma reserva de emergência para estes casos, a fim de que essa nova e possível despesa extra não interfira no planejamento da empresa, principalmente sob o viés financeiro.

Contar com uma reserva de emergência para o passivo trabalhista judicial não pode ser visto como uma opção, mas, sim, como uma obrigatoriedade, pois mostra a organização e a atuação preventiva da empresa frente a imprevistos.

Como calcular o passivo trabalhista?

Em algum nível, o risco de passivo trabalhista judicial existe para todas as empresas.

Quando se ver diante de uma reclamação trabalhista, sua empresa precisará calcular o valor desse passivo, para fins de provisionamento, planejamento e transparência.

Desta forma, para ter garantia na assertividade do cálculo, existem duas alternativas que devem ser cogitadas pela organização:

• a contratação de assessorias especializadas;
• a contratação de tecnologias de cálculo jurídico e de passivo trabalhista.

A primeira opção é feita de forma externa e terceirizada, devendo todas as informações da empresa serem repassadas para a assessoria contratada.

A segunda opção pode ser feita dentro da empresa. Com a contratação de tecnologias capazes de organizar, mensurar e padronizar os cálculos do passivo trabalhista, você terá um resultado assertivo e realizado pelos seus próprios profissionais, garantindo-se a privacidade das informações.

Independentemente da sua escolha, é preciso analisar as opções e verificar qual se adequa melhor à realidade da sua organização.

Conclusão

Diante do exposto, nota-se que é de extrema importância que as empresas tenham documentadas e regularizadas todas as suas relações trabalhistas, agindo com legalidade e controle diante de suas obrigações legais.